Aplicacions amb la base de dades Access
Enrera
Mòdul 6: generem material imprès
  Pràctica
1
2
3
4
   
Exercicis
Exercicis
 
 

Aquesta primera pràctica serveix per donar les primeres passes amb els informes. Coneixereu els diferents tipus d'informes i aprendreu a crear-los de manera senzilla.

   
Desenvolupament de la pràctica
 

Els apartats desenvolupats en aquesta pràctica són:

 

Concepte d'informe

Comencem amb la introducció d'un nou objecte dintre d'una base de dades d'Access.

Els informes són uns elements que fan el mateix que els formularis però van destinats a la impressora. Permeten, igual que els formularis, mostrar la informació d'un determinat origen per pantalla, amb un format personalitzat, i fan la feina de l'usuari més agradable.

A continuació, podeu veure la informació d'un informe que s'alimenta de la taula Alumnes de la base de dades exemple (Alumnes.mdb):

Com podeu veure a la imatge, la informació que es mostra pertany a una consulta o taula i la distribució està personalitzada per l'autor.

 

Tipus

Igual que es va fer amb els formularis, també se us presenta els diferents tipus d'informes que podeu crear:

  • Columnas: aquest tipus d'informe es caracteritza per la distribució dels camps de l'origen de les dades en una única columna.

  • Tabular: la distribució és en columnes, tantes com camps.

  • Gráficos: és un informe que mostra una representació gràfica a partir dels valors d'alguns dels camps de la taula origen. La forma del gràfic s'actualitza automàticament a mesura que canvien les dades de l'origen de l'informe.

  • Etiquetas: aquest tipus d'informe serveix per crear etiquetes postals o etiquetes d'articles, etc.

 

Creació d'informes

Per crear els informes, començareu primer amb els mètodes més ràpids i senzills:

Autoinforme a partir de la barra d'eines

Seguiu les següents passes per crear un informe de tipus columnes per a la taula Alumnes:

Primer, feu un clic sobre el nom de l'origen de dades, en aquest cas, la taula Alumnes.

A continuació, seleccioneu l'opció Autoinforme que obtindreu a la llista desplegable que trobareu a la barra d'eines de la base de dades:

De forma automàtica, l'Access crearà aquest informe de tipus columnes amb el següent format:

Tanqueu l'informe i guardeu-lo amb el nom Alumnes.

Creeu un autoinforme per a la taula Autors. Anomeneu-lo Autors.

 

Creació d'autoinformes de tipus tabular

Per a la creació de formularis de tipus tabular de forma ràpida, fareu servir el següent sistema:

Dintre de la finestra d'objectes d'informes premeu el botó Nuevo. Obtindreu el següent quadre de diàleg.

Seleccioneu l'opció Autofoinforme: tabular, a continuació, dintre del quadre combinat que es troba a la part inferior, seleccioneu la taula que serà l'origen del nou formulari Alumnes.

.

Accepteu i veureu el resultat:

La distribució dels camps en aquest tipus d'informe és en columnes. El format de fons l'Access l'agafa automàticament a partir de l'últim seleccionat per l'usuari a l'opció de creació de formularis amb assistent, que és la forma de creació que veureu a continuació.

Guardeu l'informe amb el nom Alumnes tabular.

Creeu Autors tabular i Llibres tabular.

Pot ser que la distribució dels camps que hagi fet l'Access dintre de la finestra impedeixi veure correctament el contingut o el títol d'un camp. No us preocupeu, més endavant aprendreu a entrar dintre del disseny de l'informe, tal com vàreu fer amb el formularis, i modificareu la distribució dels elements que el componen.

  Creació d'informes personalitzats amb l'assistent

Aquestes formes de creació d'informes que heu vist són molt ràpides, però tenen l'incovenient que no deixen personalitzar el format de la finestra on es mostrarà la informació. A continuació, se us mostra una forma de creació d'informes en què podreu escollir diferents elements del format.

Per començar, seleccioneu el botó Nuevo d'informes. Dins de la finestra següent, seleccioneu l'opció Asistente para informes i l'origen de dades Alumnes.

Seleccioneu els camps que sortiran a l'informe:

Aquí heu d'indicar si voleu algun nivell d'agrupament: això vol dir si voleu que la informació surti agrupada pel valor d'algun dels camps seleccionats. Per exemple, si seleccionéssiu el camp Curs, els alumnes, a l'informe, sortirien agrupats per curs.

Perquè vegeu la diferència, primer ho fareu sense agrupament i després amb agrupament per Curs:

Sense agrupament:

A la finestra d'agrupaments seleccioneu Siguiente.

Ara heu d'indicar si voleu que la informació que surti a l'informe estigui ordenada pel valor d'algun dels camps. Seleccioneu pel camp Cognoms.

Ara indiqueu la distribució:

Ara, l'estil, el format de lletra, i de fons de l'informe:

Indiqueu el text que sortirà com a títol a l'informe i premeu Terminar:

Veureu ara el resultat final de l'informe. Tanqueu-lo. Anomeneu-lo: Alumnes assistent.

Amb agrupament:

Repetiu les passes de creació de l'informe amb l'assistent fina a arribar a la finestra d'agrupament. Seleccioneu el camp Curs tal com veieu a la imatge:

Premeu Siguiente i a les següents finestres seleccioneu el mateix que vàreu fer a la versió de no agrupament.

Acaba i ja teniu el resultat:

Anomeneu-lo Alumnes per curs.

Creeu els següents informes amb agrupament:

  • Llibres per idioma, amb els camps Títol i Codi_idioma de la taula Llibres.
  • Llibres per cicle, amb els camps Títol i Codi_cicle de la taula Llibres.
 

Obertura d'un informe

Per obrir un informe creat, només heu de seleccionar fent un clic en un dels que tingueu creats, i després polsar sobre el botó Vista previa:

També podeu fer directament un doble clic sobre el nom de l'informe.

 

Barra d'eines de la vista prèvia de l'informe

Des de la visió preliminar de l'informe teniu accés a una barra d'eines com la que veieu:

Les seves funcions són:

  • Per imprimir l'informe.
  • Zoom per ampliar o reduir la visió.
  • Per veure l'informe en una pàgina.
  • Per veure l'informe en dues pàgines.
  • Per decidir el nombre de pàgines que es volen veure de forma preliminar.
  • Per seleccionar la mida de visió.
  • Per tancar l'informe i tornar a la finestra de la qual es prové.
  • Per enviar la informació de l'informe a l'Excel o al Word.
  • Per mostrar la finestra de la base de dades.
  • Per crear un nou objecte: taula, consulta...

A més, teniu una barra molt semblant a la de registres dels formularis, però en aquest cas, per passar de pàgina a pàgina pel contingut de l'informe:

Per passar a una pàgina concreta, només heu d'escriure el número de la pàgina on heu posat un 1 a la imatge, i polsar la tecla de retorn.

   
  Continua amb la pràctica 2
   
 
Amunt