Aplicacions amb la base de dades Access
Enrera
Mòdul 6: generem material imprès
  Pràctica
1
2
3
4
   
Exercicis
Exercicis
 
 

La segona pràctica dedicada als informes us presentarà més alternatives per generar aquest tipus d'objectes. Fareu servir diferents nivells d'agrupament, connexió amb consultes, i utilitzareu funcions d'Access per millorar el resultat dels vostres informes.

   
Desenvolupament de la pràctica
Pràctica

L'objectiu d'aquesta pràctica és:

 

Creació d'informes amb més d'un agrupament

Quan es crea un informe amb l'assistent, tal com vàreu veure a la pràctica 1, hi ha una finestra on es pot indicar si es vol agrupar la informació pel valor d'un camp. Sempre que es fan agrupaments és a partir de camps que tenen valors que es repeteixen en diferents registres. Doncs bé, pot donar-se el cas que tingueu un origen d'informe (taula o consulta) que tingui més d'un camp amb valors repetits, aleshores podreu crear un informe agrupat per més d'un camp. Perquè vegeu com seria, creareu un informe que mostri els títols dels llibres agrupats primer per cicle i després per idioma, de manera que podreu veure la llista de llibres de batxillerat agrupats per idioma, i després el mateix amb els llibres d'ESO.

Creeu un informe nou a partir de l'assistent i de la taula Alumnes fins a arribar a la següent finestra on haureu de seleccionar aquests camps:

A la finestra d'agrupament és on haureu de seleccionar els camps a partir dels quals fareu els agrupaments i l'ordre en què els voleu; perquè no és el mateix els llibres de batxillerat que teniu de cada idioma, que els llibres d'un idioma que teniu de batxillerat i d'ESO.

Us hauria de quedar així:

Anomeneu-lo Llibres per cicle-idioma.

Creeu Alumnes per curs-població.

 

 

Informes lligats a consultes

Els formularis i els informes poden tenir com a origen taules i consultes. Al mòdul anterior es va explicar com connectar un formulari a una consulta, i com crear formularis en blanc sense origen predefinit. Doncs tot allò igualment és vàlid per als informes. En aquest mòdul volem explicar-vos un procediment de connexió d'una consulta a un informe que podreu fer servir igualment per als formularis.

A mesura que la base de dades es va ampliant, el nombre d'objectes és cada vegada més gran i l'estructura és més complexa. Això implica que moltes vegades es creï una consulta per connectar a un informe o formulari, i al cap d'un temps, o ja no la es faci servir o es vulgui connectar a un altre element, però ja no us recordeu de com es deia.

Per solucionar aquestes situacions, el que fareu serà fer servir un procediment que us permet crear un formulari o un informe connectat a una consulta, però sense guardar la consulta un cop ja heu creat l'informe. Potser pensareu que això ja sabeu fer-ho: s'ha de crear un informe en blanc i després a la propietat Origen del registro crear la consulta. Aquest sistema és vàlid però té l'inconvenient que heu de dissenyar l'informe completament, col·locant els camps un per un.

El procediment té aquestes passes:

  1. Creació de la consulta.
  2. Creació de l'informe a partir de la consulta.
  3. Copiar el codi SQL generat per la consulta a la propietat Origen del registro de l'informe.
  4. Eliminar la consulta.

Seguiu les passes següents: creeu un informe que us mostri els llibres d'una determinada llengua que hi ha a la biblioteca.

1. Creació de la consulta

Anomeneu-la Pas1.

2. Creació de l'informe a partir de la consulta

Si responeu Català.

Copiar el codi SQL generat per la consulta a la propietat Origen del registro de l'informe

Aneu a les propietats de l'informe i a la propietat Origen del registro, podeu veure-hi el nom de la consulta. Polseu el botó dels tres punts (...). El vostre objectiu és substituir el valor Pas1 de la propietat Origen del registro pel codi SQL generat per l'Access de manera automàtica quan vàreu crear la consulta per poder després prescindir de la consulta.

Un cop al disseny de la consulta, aneu a l'opció del menú Ver|Vista SQL. Copieu tot el contingut (seleccioneu amb el ratolí i premeu Control + C).

Tanqueu la finestra, esborreu el valor Pas1, i enganxeu el codi SQL:

Guardeu l'informe amb el nom Llibres per idioma?

Ja podeu esborrar la consulta Pas1.

Creeu:

Llibres per editorial?, a partir de Consulta13.

Llibres per cicle?, amb la següent estructura a partir de Consulta17.

Elimineu les consultes un cop ja hagueu copiat el codi SQL al lloc corresponent. No oblideu que hi ha formularis connectats a aquestes mateixes consultes, per la qual cosa també heu de copiar abans d'esborrar les consultes al codi SQL a la mateixa propietat Origen del registro dels formularis.

A partir d'ara us demanem que seguiu aquest sistema que s'acaba d'explicar per crear formularis i informes connectats a consultes.
 

Edició dels informes: personalització

Arribeu a l'apartat en què entrareu a modificar el disseny d'un informe per donar-li una presència més personal, i per arreglar els possibles problemes de visibilitat que hi pugui haver (camps en què no es veu tota la informació...).

Per entrar en el disseny d'un informe, fareu com heu fet amb la resta d'elements de la base de dades: seleccioneu amb un clic l'informe amb què voleu treballar, i a continuació, polseu sobre el botó Diseño.

Entreu al disseny de l'informe Alumnes per curs:

A la pantalla del disseny pots veure els diferents apartats en què es divideix un informe:

  • Encabezado del informe: conté els elements que sortiran a la primera pàgina de l'informe.
  • Encabezado de página: conté els elements que es mostraran al començament de totes les pàgines de l'informe.
  • Encabezado CURS: com que en aquest informe la informació està agrupada pel camp Curs, teniu aquest encapçalament que conté la informació que es mostrarà al començament de cada valor diferent del camp Curs. Si tinguéssiu l'informe amb més agrupaments, hi hauria tants encapçalaments com camps d'agrupació.
  • Detalle: conté els elements de cada registre que es mostrarà a l'informe.
  • Pie de página: mostra el que sortirà al final de cada pàgina.
  • Pie del informe: elements que apareixeran únicament al final de l'última pàgina de l'informe.

Des de l'opció del menú Ver|Ordenar y agrupar es poden veure i es poden modificar els camps que agrupen, i els camps pels quals s'ordena la informació.

Com es mostra a la següent imatge, l'informe està agrupat pel camp Curs i ordenat pel camp Cognoms. Des d'aquesta finestra podeu:

  • Esborrar o afegir nous camps.
  • Modificar l'ordre d'ordenació (Ascendente/Descendente).
  • Mostrar o ocultar el Encabezado i/o Pie del grupo.

Per passar del mode Diseño al mode Vista previa només heu de commutar entre els següents botons: Vista previa i Diseño .
 

Operacions bàsiques que es poden fer des del disseny d'un informe:

 

Modificar la mida dels elements de l'informe

Recordeu l'explicació que es va fer a l'apartat de formularis, ja que la mecànica és la mateixa.

Practiqueu canviant l'ordre d'aparició dels camps Cognoms i Codi_alumne.

Per exemple, abans de canviar l'ordre, teniu aquesta pantalla:

Després de canviar-lo, teniu aquesta altra:

Per fer aquesta operació en què heu de canviar de posició els elements de dos en dos, us serà molt útil saber seleccionar més d'un element a la vegada:

Heu de fer un clic en el primer element i després, amb la tecla de majúscules polsada, un clic en els següents elements.

Una altra forma de seleccionar un conjunt d'elements per modificar-ne la mida, i a la vegada, o desplaçar-los o esborrar-los, és obrir un quadre amb el ratolí arrossegant-lo per la finestra de manera que passi per sobre dels objectes que voleu seleccionar.

Quan deixeu anar el ratolí després de fer el quadre, veureu com queden assenyalats els objectes sobre els que passava:

Practiqueu arreglant tots els informes creats fins ara de tal manera que tota la informació sigui visible i la imatge general sigui agradable.

 

 

Afegir elements

Per afegir elements dintre del disseny d'un informe, ho fareu exactament igual que amb els formularis. Podeu afegir nous camps que no hagin estat seleccionats des de l'assistent...,

o incorporar nous objectes des del Cuadro de herramientas...

Un objecte nou que es presenta a l'informe i que no es va explicar al mòdul dels formularis és el control Línea. Aquest control serveix per inserir una línia dintre del disseny per separar o ressaltar elements. Per exemple, a l'informe amb què treballeu, dintre de l'apartat Encabezado curs, l'Access ha incorporat dues línies a sobre i a sota del nom dels camps. Seleccioneu-les, desplaçaceu-les, i modifiqueu-les a la seva mida:

 

 

Esborrar elements

Per esborrar un element simplement s'ha de seleccionar i polsar Supr del teclat.

 

Aplicació de funcions

Dintre dels quadres de text que incorporeu dintre d'un informe o formulari, no únicament es mostra els valors d'un camp, sinó que també podeu incorporar funcions o fórmules personalitzades.

Funcions

Dintre del mateix informe amb què esteu treballant, l'Access ja ha incorporat directament amb l'assistent una funció:

Com podeu comprovar, el valor de la propietat Origen del control és la funció Ahora() que torna a la data.

Algunes de les funcions més utilitzades són:

  • Fecha(): visualitza la data i/o hora actual.
  • Suma(): suma els valors d'un camp numèric agrupats.
  • Promedio(): calcula la mitjana dels valors d'un camp numèric agrupat.
  • Cuenta(): compta el nombre de valors que hi ha en un grup.

A continuació, practicareu amb la funció Fecha i Cuenta:

Posareu un quadre de text dintre del Encabezado de informe que mostri la data. Per fer-ho, primer heu d'inserir un quadre de text des del quadre d'eines, i a continuació, fer un clic a sobre i escriure la funció o escriure el valor dintre de la propietat Origen del control.

Després, a la propietat Formato, seleccioneu el format que tindrà la data.

Elimineu l'etiqueta del quadre de text i visualitzeu l'informe.

El que fareu ara és aconseguir que l'informe que agrupa els alumnes per curs compti el nombre d'alumnes que hi ha per curs. Per fer això, heu de posar la funció Contar dintre del peu del grup Curs. Com que no està visible l'apartat Pie CURS, anireu a Ver|Ordenar y agrupar i seleccionareu les opcions de manera que quedin com a la imatge:

Un cop ja teniu l'apartat visible, inseriu un quadre de text i escriviu l'origen del control tal com es veu aquí:

D'aquesta manera, heu dit a l'Access que compti el nombre de valors que té el camp Codi_alumne per curs.

Aquest és el resultat:

Si poseu el mateix quadre de text dintre del Pie de l'informe, mostra el nombre total d'alumnes que hi ha. Feu-ho.

 

   
  Polseu per passar a la Pràctica3 .
   
 
Amunt