Aplicacions amb la base de dades Access
Enrera
Mòdul 6: generem material imprès
  Pràctica
1
2
3
4
   
Exercicis
Exercicis
 
 

Durant aquesta tercera pràctica, en primer lloc, s'explicarà un model de consulta que encara no coneixeu, però que està molt relacionat amb la creació d'informes; ja que a partir de la realització d'agrupaments de les dades, permet obtenir informació molt útil que després podrà ser impresa a través d'un informe. Més tard, veureu altres tipus d'informes i creareu un formulari-menú per veure els informes creats.

   
Desenvolupament de la pràctica
   
Pràctica

L'objectiu d'aquesta pràctica és:

 

 

Consultes d'agrupació

Al mòdul 4 vàreu introduir-vos dintre del món de les consultes, però com ja es va indicar, hi ha molts aspectes que encara estan per explicar. Ara se us presenta un tipus de consulta molt interessant i molt relacionada amb els informes, que són les consultes d'agrupació.

Aquestes consultes tenen com a missió principal agrupar la informació i operar sobre la informació dels camps dels registres seleccionats.

Veureu les seves possibilitats a partir d'un conjunt de petites pràctiques.

Consulta que mostra el nom dels alumnes que han agafat algun llibre

Creeu el següent disseny de consulta:

Si l'executeu, veureu el nom dels alumnes que han agafat algun llibre, amb l'inconvenient que sortiran tantes vegades com llibres hagin consultat:

Per solucionar aquest problema de la repetició, fareu servir les consultes d'agrupament. Per fer-ho, heu de fer un clic sobre el botó de Totales que veieu a la imatge. Automàticament veureu a la finestra de disseny una nova fila: Total.

El valor que té per defecte aquesta fila és Agrupar por. Aquest valor demana a l'Acces que faci tants grups de registres com valors iguals hi hagi de Nom i Cognoms, la qual cosa vol dir que creï tants grups com alumnes diferents. Un cop ha fet els grups, l'únic que voleu és que mostri el valor del camp Nom i Cognoms, per tant no fareu res més.

 

Executeu la consulta. Què us sembla?

Anomeneu-la Consulta20.

Consulta que mostra el nombre de llibres que ha consultat cada alumne

Creeu una nova consulta amb el següent disseny. Voleu que es mostri de nou el Nom i Cognoms dels alumnes que han consultat llibres, però ara sí que demaneu a l'Access que faci alguna operació amb els camps dels registres que hi ha a cada grup (a cada alumne). Voleu que compti el nombre de valors que hi ha de Codi_llibre que serà, doncs, el nombre de registres que hi ha a cada grup, o sigui, el nombre de llibres consultats.

Per fer això, utilitzareu el valor Cuenta.

Si, a més, voleu veure els alumnes que han llegit ordenats per nombre de llibres consultats, fixeu-vos en el quadre següent:

Anomeneu-la Consulta21.

Consulta que mostra el total de llibres consultats pels alumnes i el promig de llibres consultats per alumne

Per fer aquesta consulta utilitzareu com a origen la Consulta21.

Anomeneu-la Consulta22.

Creeu les següents consultes:

Consulta23: nombre de llibres que teniu de cada editorial.

Consulta24: nombre de llibres que teniu de cada idioma.

Consulta25: nombre de llibres llegits de cada cicle.

 

   
 

Informes de tipus gràfic i etiquetes

Informes tipus gràfic:

Aquest tipus d'informes mostren un gràfic generat a partir de la informació d'una taula o consulta. El que és important és seguir les passes que l'assistent va indicant, i que l'origen de dades tingui algun camp numèric, ja que, en cas contrari, no es podria crear.

Creeu un informe que mostri el nombre de llibres llegits per cada alumne. La consulta que obté aquesta informació ja la teniu creada més amunt: Consulta21.

Accepteu i a continuació seleccioneu tots els camps disponibles.

Ara seleccioneu el tipus de gràfic: columnes 3D.

Arribeu a un apartat en què heu d'indicar la informació de cada camp seleccionat a quina part del gràfic anirà. Per fer-ho, heu d'arrossegar el camp fins a la zona corresponent.

Ara indiqueu el títol del gràfic i també indiqueu que no voleu llegenda. Polseu Terminar.

Ara ja podeu veure el gràfic. Pot passar que no tingui una mida adequada per mostrar tota la informació de forma clara, aleshores el que podeu fer és modificar el gràfic. Per fer-ho, primer aneu al disseny de l'informe i després feu doble clic sobre el gràfic. Arribareu a una finestra com la següent:

Estireu la finestra del gràfic tant com vulgueu i després tanqueu la finestra del gràfic per tornar al disseny de l'informe. Afegiu una etiqueta amb un títol com el de la imatge:

Aquí teniu el resultat:

Anomeneu-lo Gràfic: Llibres per alumne.

Creeu amb diferent tipus de gràfics

Gràfic: Llibres més consultats

Gràfic: Llibres per temàtica consultats

Informes tipus etiquetes

Aquests tipus d'informes es fan servir habitualment per crear etiquetes postals de clients, alumnes..., o etiquetes d'articles les dades dels quals tingueu ja introduïdes dintre d'alguna taula d'una base de dades. Moltes vegades el paper on s'imprimeix l'informe és adhesiu, i d'aquesta manera, només heu d'enganxar l'etiqueta damunt del sobre o del producte, segons convingui.

Fareu les etiquetes postals dels alumnes de la vostra biblioteca:

Primer seleccionareu el tipus d'etiqueta. Això depèn del paper sobre el qual imprimireu.

Seleccioneu les característiques del tipus de lletra.

La finestra següent té la funció de dissenyar el contingut de l'etiqueta. Heu de seleccionar un per un els camps segons l'ordre en què vulgueu que apareguin. Per canviar de línia, premeu la tecla de retorn. Si voleu escriure alguna cosa sobre l'etiqueta, ho podeu fer directament amb el teclat, per exemple "Sr./a".

Indiqueua el camp a partir del qual voleu que s'ordenin.

Escriu el nom de l'informe.

Premeu Terminar. Ja està!

Creeu:

Etiquetes Llibres

Etiquetes Autors

 

 

Creació d'un formulari per accedir als informes

Un dels apartats que es va desenvolupar al mòdul anterior quan s'explicava els formularis, va ser el de crear un formulari en blanc que tingués com a contingut un conjunt de botons per accedir als diferents formularis creats. Ara fareu un altre formulari d'aquests, però en aquest cas, el que fareu serà obrir la vista preliminar dels informes creats fins ara.

Creareu un nou formulari: Menú informes.

Un cop heu creat el formulari nou en blanc, inseriu una etiqueta per al títol i després comenceu a inserir botons. Com que teniu molts informes, creareu botons únicament per als informes d'etiquetes i de gràfics.

Les opcions que haureu de seleccionar a l'assistent dels botons són les següents:

A continuació seleccioneu l'informe.

Després només haureu d'escriure el títol del botó, que haurà de coincidir amb el nom de l'informe, i ja estarà. Repetiu el procés amb tots els informes fins que tingueu un menú com el de la imatge:

Creeu també el botó per accedir al formulari Principal i un botó al formulari Principal per accedir al Menú informes.

  Treballeu ara amb el vostre Projecte
 
Amunt